본 글은 가상의 상황을 시뮬레이션하여 렌탈이 구매 대비 운영 효율, 품질, 현금 흐름 측면에서 어떤 강점을 가지는지 소개합니다.

※ 실제 사례를 재구성한 예시로, 본문에 기재된 서비스 조건 및 비용과는 다를 수 있습니다. ※ 

1. 사례 : 중소기업 A사의 사무기기 운영 환경

사무 환경은 빠르게 디지털화되고 있지만, 계약서, 정산·세무 증빙, 내부 결재, 관공서 제출 문서 등 출력이 필요한 업무는 여전히 남아 있습니다. 이러한 문서들은 출력 이후 날인과 보관, 제출 등 오프라인 절차가 이어지는 만큼,  프린터는 여전히 사무실에서 즉시 활용 가능한 기본 업무 환경으로 유지되고 있습니다.

프린터의 중요성은 여전하지만, 활용 방식은 분명히 달라졌습니다.
대량 출력이 일상적이던 과거와 달리, 이제는 필요한 순간에 필요한 문서만 선별적으로 출력하는 흐름으로 변화했기 때문입니다.

이러한 변화 속에서 A사는 디지털화된 업무 흐름과 기존 장비 수량 사이의 격차를 인지하며, 프린터와 PC를 포함한 사무기기 전반의 관리 기준을 재정립할 필요성을 실감하게 되었습니다.

2. 사무기기 운영 환경의 변화와 과제

A사는 그동안 프린터와 PC를 구매해 보유하는 방식으로 사무기기를 운영해 왔습니다.

프린터를 자산으로 보유하는 구조에서는 업무 환경이 바뀌더라도 수량과 교체가 과거 기준에 따라 판단되는 경우가 많았습니다. 그 결과 부서별로 ‘남는 장비’와 ‘부족한 장비’가 동시에 발생했고, 이를 조정하기 위한 내부 검토가 반복되는 상황이 이어졌습니다.

프린터 운영 방식을 재점검하는 과정에서, 사무기기를 ‘각각 따로’ 관리해 온 구조적 비효율도 함께 드러났습니다. 프린터와 PC가 서로 다른 기준으로 도입·교체되면서 판단이 분리됐고, 도입·교체·정리 절차도 그만큼 번거로워졌습니다.

A사는 이러한 비효율을 해소하고자, 사무 기기 운영 기준을 하나로 정리할 수 있는 렌탈 방식으로의 전환을 결정했습니다.

3. ‘보유’에서 ‘운영’ 관점으로의 전환

렌탈로 전환한 이후 A사는 기기를 상황에 맞춰 조정해 가는 대상으로 관리하게 되면서 운영의 변화를 느낄 수 있었습니다.

구매 방식에서는 교체가 예산·결재·자산 처리 등 절차로 늦어졌지만, 렌탈 전환 후에는 계약 단위로 반납·교체 흐름이 정리되면서 교체 시점이 보다 명확해졌습니다. 그 결과, 필요 이상으로 남아 있던 장비는 정리하고, 필요한 부서에는 적정 수량을 중심으로 재배치하는 운영이 가능해졌습니다.

A사는 프린터 운영을 정비하는 과정에서 PC까지 범위를 넓혀, OA기기를 동일한 기준으로 함께 관리하기 시작했습니다.  
주요 기기를 한 번에 비교, 검토하면서, 사무기기 전반의 도입·교체·정산 흐름을 하나의 체계로 정리할 수 있었습니다.

“구매방식으로 운영할 때는 장비를 줄일지, 교체할지에 대한 판단이 늘 애매했습니다. 렌탈로 전환한 이후에는 프린터를 업무 흐름에 맞춰 조정할 수 있었고, PC까지 함께 검토하면서 도입과 교체 기준도 한 번에 정리할 수 있었습니다. 기준이 잡히니 내부 판단 속도도 확실히 빨라졌습니다.” 

— A사 총무·자산 담당자

4. 데이터로 확인되는 운영 구조 변화

A사는 렌탈 전환을 계기로 운영 기준을 다시 세우면서, 사무기기 관리 과정에서 반복되던 불필요한 부담이 점차 줄었습니다.

프린터 수량과 교체 시점을 실제 사용 환경에 맞춰 조정하면서, 필요 이상으로 유지되던 장비가 정리됐고 유휴 장비 비율도 약 20% 감소했습니다.

동시에 도입·교체·정리 과정에서 반복되던 절차가 계약 중심으로 단순해지며, 행정 업무 시간도 연간 기준 15~20% 줄었습니다.

여기에 프린터 렌탈 검토를 계기로 PC와 노트북까지 운영 구조를 함께 맞추면서, 도입·계약·정산 흐름이 하나로 통합되었습니다. 그 결과 조달·행정 과정에서 발생하던 간접 비용도 기존 대비 15% 이상 감소했습니다.

결과적으로 A사는 렌탈을 통해 단순한 비용 절감을 넘어, 사무기기를 ‘필요에 맞게 조정·정리하는 운영 체계’로 전환할 수 있었습니다.

[출처 : IDC, Making the Move to a Smarter Workplace with an Efficient Print Environment, 2022] 
[출처 : Quocirca, MPS Landscape 2023, 2023]

FAQ

Q1. 출력량은 줄었는데, 왜 프린터 불편은 더 자주 발생할까요?

A1. 디지털화로 출력 빈도는 낮아졌지만, 계약이나 증빙 등의 중요 출력물을 "필요한 순간 즉시" 작동해야 하는 장비가 되었기 때문입니다. 필요한 순간에만 선별적으로 출력하는 환경에서는 기기 오류가 곧장 업무 흐름의 단절로 이어져 불편을 더 크게 체감하게 됩니다.

Q2. 프린터 운영 방식이 구매 중심일 때 생기는 한계는 무엇일까요?

A2. 자산으로 묶여 있다 보니 환경 변화에 맞춰 수량을 유연하게 조절하기 어렵습니다. 부서별로 장비 과잉과 부족이 동시에 나타나며, 이를 조정하기 위한 내부 검토가 반복됩니다. 또한 교체 시점을 판단할 때 실무 효율보다 예산이나 결재 등 행정 절차를 우선하게 되어 불필요한 장비를 제때 정리하지 못하는 구조적 비효율이 발생할 수 있습니다.

Q3. 프린터 렌탈을 검토할 때 가장 먼저 점검해야 할 것은 무엇인가요?

A3. 단순한 기기 대여 비용을 보기보다, 현재 우리 사업장의 '장비 수량'과 '교체 기준'이 실제 업무 흐름에 맞게 설정되어 있는지 점검해야 합니다. 과거 출력 환경을 기준으로 유지되고 있는 수량이나 기준이 있다면, 현재의 선별적 출력 환경에 맞게 최적화 할 수 있는지 확인하는 것이 우선입니다.

Q4.프린터 운영 기준을 정리하면 내부적으로 어떤 변화가 생길까요?

A4. 장비를 소유가 아닌 '운영'의 대상으로 보게 되면서, 불필요한 유휴 장비가 사라지고 공간과 비용이 최적화됩니다. 도입부터 반납까지의 과정이 계약 단위로 표준화되어 자산 관리 업무가 단순해지며, 무엇보다 기기 조정에 대한 명확한 기준이 생겨 내부 의사결정 속도가 빨라집니다.

Q5. 프린터 운영을 정리하다 보면 PC까지 함께 검토하게 되는 이유는 무엇인가요?

A5. 프린터 운영 기준을 세우는 과정에서, PC 역시 비슷한 문제를 안고 있다는 점이 함께 보이기 시작합니다. 프린터와 PC를 서로 다른 기준으로 관리하던 비효율을 해소하고, 주요 OA 기기의 도입·교체·정산 흐름을 일치시키면 사무기기 전반의 운영과 행정 과정을 보다 단순하게 관리 할 수 있습니다.  

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